flinkest ist die Software für den ganzen Betrieb: Angebote, Rechnungen, Zeiterfassung, Arbeitsberichte, Lager und Buchhaltung in einem Programm.Alle Module inklusive. Überblick ansehen
Eingangsrechnungen erfassen, ohne abzutippen. Belegscanner-App und KI-Belegerkennung.
Foto, PDF oder E-Mail genügt: flinkest liest Lieferant, Positionen und Steuer aus, prüft die Summen und schlägt das Buchungskonto vor. Kontrolliert wird nur noch.
KI liest jede Position Belege scannen per App Eigene Eingangsadresse Alle Module inklusive, ab €25/Monat
Testzeitraum endet automatisch.
Eingangsrechnungen erfassen: per Foto, E-Mail oder Upload.
Belege scannen per App
Tankbeleg, Baumarkt-Bon, Abholschein: fotografieren, fertig. Ohne Empfang wartet der Scan im Handy, nach dem Hochladen startet die Analyse von selbst.
Eigene Eingangsadresse
Lieferanten schicken PDF-Rechnungen an die Adresse des Betriebs. PDF-Anhänge hinterlegter Kontakte werden analysiert, angelegt wird nur, was die KI als Rechnung erkennt.
Drag-and-Drop im Browser
PDF, JPG, PNG, GIF oder WebP auf die Liste ziehen.
Erst Ablage, dann Liste
Neue Belege warten in der Ablage, bis sie geprüft in die Liste übernommen werden.
Die KI liest die Rechnung, Zeile für Zeile.
Am Beispiel einer Materialrechnung des Elektrogroßhandels mit sieben Positionen: ausgelesen wird
Belegnummer Beleg- und Lieferdatum Lieferant mit UID-Nummer IBAN und BIC jede Position mit Menge und Einzelpreis Steuersatz je Position Netto, Steuer, Brutto
KI statt Schablonen-OCR
Keine Vorlage pro Lieferant: Layout, Sprache und Währung dürfen sich unterscheiden, Positionen über mehrere Seiten werden vollständig erfasst.
Summen- und Steuerabgleich
Weichen die Positionen von Netto- oder Steuersumme des Belegs ab, zeigt flinkest das sofort an.
Lieferant erkannt
Zuordnung über die UID-Nummer, ersatzweise über Name und Postleitzahl. Noch nicht im Stamm? Mit einem Klick angelegt, die Daten kommen aus dem Beleg.
Doppelte Belege fallen auf
Gleiche Belegnummer mit gleichem Datum: flinkest weist auf den möglichen Doppelimport hin.
Auch der Kassabon vom Baumarkt.
Bons drucken den Steuersatz oft nur als Buchstaben neben die Zeile. Die KI liest zuerst die Steuertabelle am Bon und ordnet danach jeder Position den richtigen Satz zu; Pfand läuft mit 0 %. Ob bar oder mit Karte bezahlt wurde, wird ebenfalls erkannt, auf Wunsch ist der Barbeleg gleich als bezahlt verbucht.
Das Konto schlägt sich selbst vor, mit Begründung.
Für Betriebe, die selbst kontieren. Kontiert die Kanzlei, übernimmt sie diesen Schritt im Kanzlei-Portal.
Vom Lieferanten: Ist am Lieferanten ein Standardkonto hinterlegt, gilt es für alle Positionen.
KI-Vorschlag mit Begründung: Sonst schlägt die KI je Position ein Konto aus dem eigenen Kontenplan vor, die Begründung steht am Konto.
Zuweisungsbedingungen pro Konto: Frei formuliert am Konto, etwa „Büromaterial immer hierher", die KI hält sich beim Vorschlagen daran.
Reverse Charge und Fremdwährung: Vermerke wie „Reverse Charge" ordnet die KI als Waren oder Dienstleistungen ein, fremde Währungen werden mit Wechselkurs erfasst.
Material mit Aufschlag an den Kunden.
Aus dem Eingangsbeleg entsteht ein Rechnungsentwurf für den Kunden: Positionen, Steuersätze, Konten und Kostenstellen werden übernommen, ein Aufschlag in Prozent kommt auf jeden Einzelpreis.
Offen oder bezahlt, auf einen Blick.
Zahlungen am Beleg festhalten, bar, mit Karte oder über das Bankkonto. Zum Bezahlen erzeugt flinkest einen SEPA-Zahlungscode mit Empfänger, IBAN, Betrag und Belegnummer für die Banking-App.
Und danach: Bankabgleich und Übergabe an die Kanzlei.
Die Überweisung wird dem Beleg im Bankabgleich zugeordnet, per Vorschlag oder von Hand. Am Monatsende gehen die Belege samt PDFs als BMD-Export an die Steuerberatung, oder die Kanzlei arbeitet im Kanzlei-Portal direkt mit.
Ein Beleg-Tag in einem Handwerksbetrieb.
Vom Tankbeleg bis zur Übergabe an die Kanzlei, nichts wird doppelt erfasst.
- 07:30
Tankbeleg in der App gescannt
Der Monteur fotografiert den Beleg an der Tankstelle. Ohne Empfang wartet der Scan im Handy und wird später hochgeladen.
Mobile App - 07:35
Kennzeichen erkannt, Fahrzeug zugeordnet
Die KI findet das Kennzeichen am Beleg. Ohne Kennzeichen gehen Kfz-Positionen an das Fahrzeug des Mitarbeiters, der gescannt hat.
Fahrzeugverwaltung - 10:00
Rechnung vom Großhandel per E-Mail
Die PDF-Rechnung kommt an die Eingangsadresse, die KI liest sie aus und schlägt die Konten vor.
Eingangsbelege - 14:00
Material an den Kunden weiterverrechnet
Ein Klick auf „Weiterverrechnen": Die Positionen wandern mit Aufschlag in einen Rechnungsentwurf für den Kunden.
Rechnungsprogramm - 17:00
Bankabgleich und Übergabe
Die Überweisung wird dem Beleg zugeordnet, am Monatsende geht alles als BMD-Export an die Kanzlei.
Digitale Buchhaltung
Branchen, die Belege so erfassen.
Sanitär & Installateur
Aufträge, Materialplanung und Kundenbetreuung im Griff.
Steuerberatung
Mandantenakte, Pauschalhonorare und Stunden für die eigene Kanzlei, Mandanten im Portal flinkest.tax betreuen.
Transport & Logistik
Disposition mit Fahrer und Fahrzeug, Lieferschein mit Unterschrift, Fahrer-Zeiterfassung, Fahrtenbuch.
Häufige Fragen zur KI-Belegerfassung
Wie funktioniert die KI-Belegerfassung in flinkest?
Statt einer klassischen OCR mit Vorlagen je Lieferant liest eine KI das PDF oder Foto direkt und liefert strukturierte Daten: Lieferant, UID-Nummer, IBAN, BIC, Belegnummer, Beleg- und Lieferdatum, alle Positionen mit Menge, Einzelpreis und Steuersatz sowie Summen und Steuer. flinkest prüft die Positionen anschließend gegen Netto- und Steuersumme des Belegs.
Gibt es einen Belegscanner als App?
Ja. Mit der flinkest-App für iPhone und Android werden Rechnungen und Kassenbelege fotografiert, auch ohne Empfang. Nach dem Hochladen liest die KI den Beleg automatisch aus.
Wie kommen Eingangsrechnungen in flinkest?
Per Drag-and-Drop im Browser (PDF, JPG, PNG, GIF oder WebP), per Scan mit der App oder per E-Mail an die eigene Eingangsadresse des Betriebs. Von dieser Adresse werden PDF-Anhänge hinterlegter Kontakte analysiert.
Müssen die Ergebnisse der KI noch geprüft werden?
Ja, kurz. Neue Belege warten in der Ablage, bis sie geprüft in die Liste übernommen werden. Dabei helfen die Hinweise von flinkest: Abweichungen zwischen Positionen und Belegsumme und mögliche Doppelimporte werden direkt angezeigt.
Wie wird das Buchungskonto vorgeschlagen?
Hat der Lieferant ein Standardkonto, wird es für alle Positionen übernommen. Sonst schlägt die KI je Position ein Konto aus dem eigenen Kontenplan vor, mit Begründung, und berücksichtigt dabei die am Konto hinterlegten Zuweisungsbedingungen.
Lassen sich Belege einem Projekt zuordnen?
Ja. Am Eingangsbeleg wird das Projekt gewählt, die Kosten erscheinen dann in der Projektakte.
Wie kommen die Belege zur Steuerberatung?
Über die digitale Buchhaltung: per BMD-Export samt Beleg-PDFs, die ganze Buchungsperiode als ZIP-Download oder direkt per E-Mail an die Kanzlei. Alternativ arbeitet die Kanzlei im Kanzlei-Portal direkt mit.
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