Das Kanzlei-Portal
Mandanten bereiten vor, die Kanzlei prüft.
flinkest.tax verbindet die Buchhaltung der Mandanten mit einem eigenen Portal für die Kanzlei. Der Betrieb verbindet sein Bankkonto und ordnet Belege den Zahlungen zu. Die Kanzlei öffnet die vorbereitete Buchhaltung, prüft die Vollständigkeit, korrigiert Kontierungen und übergibt BMD-fähig. Wer dabei kontiert, legt jeder Betrieb selbst fest – von „die Kanzlei macht alles" bis „wir buchen selbst".
Eigenes Kanzleikonto — der Zugang belegt beim Mandanten keine zusätzliche Benutzerlizenz.
BMD-fähiger Export Zugang nur nach Freigabe Server in AT · DE · FI Rechte je Mandant
Woran die Zusammenarbeit sonst hängt
Belege kommen gesammelt, der Kontext fehlt, und jede Rückfrage kostet eine Mail-Runde.
Belege ohne Zusammenhang
Ein Ordner voller PDFs und daneben ein Kontoauszug. Welche Zahlung zu welchem Beleg gehört, muss die Kanzlei rekonstruieren.
Rückfragen im Mail-Thread
Die Frage zu einer einzelnen Buchung landet in einem Postfach – und ist beim nächsten Mal nicht mehr auffindbar.
Jedes Monat dieselbe Arbeit
Derselbe Lieferant wird jedes Mal neu kontiert, weil das Wissen im Kopf bleibt statt im System.
Fehler fallen zu spät auf
Wenn erst am Ende einer Periode auffällt, dass Konto oder Beleg fehlen, ist die Korrektur teuer.
Ein Login. Jeder Mandant mit eigenem Stand.
Die Kanzlei meldet sich einmal an und sieht alle verbundenen Mandanten nebeneinander – mit den Zahlen, die zeigen, wo Arbeit liegt: fehlende Belege, offene Rückfragen, zu prüfende Buchungen, unvollständige Kontierungen und Fehler. Rechte werden pro Mandant vergeben, jede Mitarbeiterin sieht genau das, wofür sie zuständig ist.
Alle Mandanten auf einer Seite
Kein Wechsel zwischen Zugängen, kein zweites Passwort je Betrieb.
Kennzahlen je Mandant
Beleg fehlt, Rückfragen, zu prüfen, Kontierung unvollständig, Fehler – direkt in der Übersicht.
Rechte je Mandant
Bearbeiten, Prüfen, Freigeben, Exportieren, Konten verwalten – getrennt vergebbar.
Zugang nur nach Freigabe
Der Betrieb schaltet den Kanzlei-Zugang selbst frei und lädt die Kanzlei per E-Mail ein.
Die Arbeitsteilung ist eine Einstellung, keine Absprache.
Jeder Betrieb legt fest, wer kontiert: die Kanzlei allein, der Betrieb bereitet vor und die Kanzlei prüft, oder der Betrieb bucht selbst und die Kanzlei schaut nur drüber. Ebenso hinterlegt ist, in welchem Takt gebucht wird – monatlich, quartalsweise oder jährlich, passend zur Umsatzsteuervoranmeldung – und ob bilanziert oder Einnahmen-Ausgaben-Rechnung gemacht wird. Portal und Anwendung richten sich danach.
Drei Modelle
Kanzlei kontiert · Betrieb bereitet vor · Betrieb bucht selbst – pro Mandant einstellbar.
Monatlich, quartalsweise, jährlich
Die Buchungsperiode folgt dem UVA-Rhythmus des Betriebs; alle Auswertungen und der Export laufen darauf.
Bilanz oder Einnahmen-Ausgaben
Die Rechnungsart ist hinterlegt und steuert, wie der BMD-Export aufgebaut wird.
Periode bleibt gewählt
Die zuletzt bearbeitete Periode je Mandant merkt sich das Portal.
Jede Buchung sagt selbst, was ihr fehlt.
Für jede Bankbuchung berechnet flinkest.tax laufend den Stand: Fehlt der Beleg? Fehlt das Konto oder der Steuercode? Läuft der Belegbetrag gegen den Bankbetrag auseinander? Ist mehr zugeordnet als bezahlt wurde? Das Team arbeitet die Ausnahmen ab, statt jede Zeile einzeln zu kontrollieren. Bankdaten, Beleg, ausgelesene Positionen und Buchungszeilen liegen dabei in einer Ansicht nebeneinander.
Klarer Status je Buchung
Beleg fehlt · Differenz · Kontierung prüfen · Bereit – priorisiert statt alphabetisch.
Alles in einer Ansicht
Liste, Kontierung und Belege nebeneinander, ohne Kontextwechsel.
Beträge werden gegengerechnet
Belegsummen und Buchungszeilen laufen gegen den Bankbetrag; der offene Rest bleibt sichtbar.
Notizen und Verlauf
Interne Notizen und die Änderungshistorie hängen an der Buchung.
Die Kanzlei korrigiert, statt hinterher zu reparieren.
Die Kanzlei greift direkt in die Buchhaltung des Mandanten ein: Buchungszeilen anlegen und ändern, die Kontierung einzelner Belegpositionen korrigieren, Buchungszeilen aus den Belegen neu erzeugen. Geprüft wird nur, was sauber ist – solange ein Konto fehlt, zu viel zugeordnet ist oder eine Rückfrage offen steht, lässt sich eine Buchung nicht abhaken. Warnungen müssen mit Begründung bestätigt werden, und die bleibt dokumentiert.
Kontierung ändern
Buchungszeilen und Positions-Kontierungen direkt im Portal korrigieren.
Prüfen und freigeben getrennt
Sachbearbeitung prüft, die Verantwortung gibt frei – als eigenes Recht.
Blocker statt stillem Durchwinken
Fehlendes Konto, Überzuordnung oder offene Rückfrage verhindern die Prüfung.
Nachträgliche Änderungen fallen auf
Ändert der Betrieb später etwas, verfallen Prüfung und Freigabe automatisch.
Die Frage hängt an der Buchung, nicht im Postfach.
Ist etwas unklar, stellt die Kanzlei die Rückfrage direkt an der betroffenen Buchung. Der Mandant sieht sie in seinem Buchhaltungs-Cockpit und antwortet dort. Solange die Rückfrage offen ist, kann die Buchung nicht geprüft werden – und eine Antwort allein gibt sie noch nicht frei: die Kanzlei entscheidet, ob sie erledigt ist.
Am richtigen Objekt
Rückfragen hängen an Transaktion, Beleg, Position oder Buchungszeile.
Blockiert die Prüfung
Eine offene Rückfrage verhindert, dass die Buchung abgehakt wird.
Die Kanzlei schließt ab
Erst wenn die Antwort passt, wird die Rückfrage als erledigt markiert.
Eigene Übersicht
Warten auf Mandant, Antwort erhalten, erledigt – als Liste über alle Buchungen.
Einmal hinterlegt, gilt es für den nächsten Beleg.
Was die Kanzlei einmal entschieden hat, muss sie nicht jeden Monat neu entscheiden. Das Buchungskonto wandert an den Lieferanten, Kontierungshinweise an das Sachkonto, wiederkehrende Zahlungen an eine Regel. Der Kontenplan des Mandanten lässt sich per CSV, Excel oder direkt aus BMD importieren und wird zur Leitplanke für die automatische Kontierung.
Lieferantenwissen
Buchungskonto und Kontierungshinweise am Lieferanten hinterlegen.
Kontenplan importieren
CSV, Excel oder BMD-Kontenplan – inklusive Steuercodes je Konto.
Regeln für Wiederkehrendes
Bedingungen auf Absender, Verwendungszweck, Betrag oder IBAN – auf Knopfdruck über die offenen Buchungen laufen lassen.
Verträge zuordnen
Wiederkehrende Zahlungen laufen über hinterlegte Verträge ins richtige Konto.
Erst ansehen, dann exportieren.
Vor dem Export zeigt das Portal die tatsächlichen Buchungszeilen: Konto, Gegenkonto, Belegdatum, Belegnummer, Steuercode, Buchungscode und Betrag. Offene Blocker bleiben sichtbar, bis die Periode wirklich fertig ist. Exportiert wird als Vollexport, als Delta über das noch nicht Übergebene oder als Korrektur – und die Historie hält fest, wer wann was übergeben hat.
Vorschau vor dem Export
Die finalen Buchungszeilen als Tabelle, mit Sprung zur jeweiligen Buchung.
Blocker sind sichtbar
Nicht freigegebene Buchungen und nachträgliche Änderungen verhindern den Export.
Voll, Delta oder Korrektur
Drei Exportarten für Erstübergabe, laufende Nachlieferung und Korrekturen.
Dokumentierte Historie
Person, Zeitpunkt, Zeilenzahl und Kommentar – jederzeit erneut herunterladbar.
Was das Portal kann
Alle Funktionen sind im Kanzleikonto enthalten – ohne Zusatzmodule.
Mandantenübersicht
Alle verbundenen Betriebe mit Kennzahlen auf einer Seite.
Bankbuchungen-Workspace
Liste, Kontierung und Belege in einer Ansicht.
Buchungszeilen bearbeiten
Kontierung anlegen, ändern, aus Belegen neu erzeugen.
Prüfen und Freigeben
Zwei getrennte Schritte, zwei getrennte Rechte.
Rückfragen
Fragen an den Mandanten, direkt an der Buchung.
Kontenplan verwalten
Konten, Steuercodes und Kontierungshinweise pflegen.
Buchungsregeln
Wiederkehrende Zahlungen automatisch kontieren.
BMD-Export mit Historie
Vorschau, Blocker-Prüfung und dokumentierte Übergabe.
Wie der Zugang geregelt ist
Der Betrieb entscheidet, ob und wann die Kanzlei mitarbeitet.
Freischalten statt Standard
Der Kanzlei-Zugang ist ausgeschaltet, bis der Betrieb ihn in seinen Buchhaltungs-Einstellungen aktiviert.
Einladung per E-Mail
Der Betrieb lädt die Kanzlei gezielt ein; die Einladung ist an deren E-Mail-Adresse gebunden.
Nachvollziehbar, wer was tat
Jede Änderung aus dem Portal wird der handelnden Person zugeordnet und landet im Änderungsverlauf.
Daten bleiben beim Mandanten
Das Portal arbeitet auf der Datenbank des Betriebs – es gibt keine zweite Kopie der Buchhaltung.
Häufige Fragen von Kanzleien
Ersetzt flinkest.tax unsere Buchhaltungssoftware?
Braucht jeder Kanzlei-Zugang eine Lizenz beim Mandanten?
Was, wenn ein Mandant selbst kontieren will?
In welchem Rhythmus wird gebucht?
Funktioniert das für Bilanzierer und Einnahmen-Ausgaben-Rechner?
Können mehrere Personen aus der Kanzlei arbeiten?
Was passiert, wenn der Mandant nachträglich etwas ändert?
Wie kommen wir an die Belege?
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