flinkest ist die Software für den ganzen Betrieb: Angebote, Rechnungen, Zeiterfassung, Arbeitsberichte, Lager und Buchhaltung in einem Programm.Alle Module inklusive. Überblick ansehen
Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein. Jeder Beleg entsteht aus dem vorigen.
Aus dem angenommenen Angebot wird mit einem Klick die Auftragsbestätigung, daraus der Lieferschein und die Rechnung. Positionen, Preise und Kunde werden übernommen, jeder Beleg verweist auf den vorigen. Storno mit Gutschrift und Mahnung bis zur Zahlungserinnerung gehören zur selben Kette.
Folgebeleg mit einem Klick Lieferschein am Display unterschrieben Zahlungserinnerung und Mahnung in bis zu vier Stufen Alle Module inklusive, ab €25/Monat
Testzeitraum endet automatisch.
Ein Auftrag, vier Belege, einmal erfasst.
LED-Umrüstung im Hotel Donaublick: Was im Angebot steht, landet ohne Abtippen auf Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung.
Angebot
AG-81
Angenommen, gültig bis zum Ablaufdatum
Auftragsbestätigung
AB-18
Bestätigt die Konditionen aus dem Angebot
Lieferschein
LS-22
Vor Ort unterschrieben, Material vom Lager
Rechnung
RE-378
Mit Zahlungsziel und SEPA-QR-Code
Folgebeleg erstellen
Aus Angebot, Auftragsbestätigung oder Lieferschein entsteht der nächste Beleg mit allen Positionen. Der neue Beleg nennt seinen Vorgänger.
Kette in der Liste
Angebots-, Auftrags-, Lieferschein- und Rechnungsliste zeigen je Beleg die Folgebelege als Link.
Nichts doppelt verrechnet
Wurde ein Angebot oder Lieferschein schon verrechnet, nennt flinkest vor der nächsten Rechnung die bestehenden.
Vom Angebot zur Auftragsbestätigung in einem Klick.
Sagt der Kunde zu, wird aus dem Angebot die Auftragsbestätigung, der Lieferschein oder gleich die Rechnung. Das Angebot bleibt mit dem Folgebeleg verbunden.
Angebot erstellen
Kunde wählen, Positionen aus dem Artikelkatalog, Kundenpreise kommen automatisch. Formular links, PDF rechts.
Offen, angenommen, abgelehnt, abgelaufen
Angenommen und abgelehnt per Klick, nach dem Gültig-bis-Datum setzt flinkest „abgelaufen" selbst. Die Liste filtert nach Status.
Erinnerung vor dem Ablauf
Einige Tage vor dem Gültig-bis-Datum kommt eine E-Mail an die Person, die das Angebot geschrieben hat.
Gruppen und Alternativen
Kapitel-Überschriften mit Zwischensummen und optionale Positionen. In den Folgebeleg kommen nur die gewählten.
Auftragsbestätigung
Die Auftragsbestätigung hält fest, was mit dem Kunden vereinbart ist, mit den Konditionen aus dem Angebot. Aus ihr entstehen Lieferscheine und Rechnungen. Wird ein größerer Auftrag in Etappen abgerechnet, laufen Anzahlungs-, Teil- und Schlussrechnung ebenfalls über die Auftragsbestätigung.
Vor Ort unterschrieben, im Büro schon da.
Der Lieferschein entsteht aus der Auftragsbestätigung. Der Kunde unterschreibt am Display, das Material geht vom Lager ab, die Rechnung folgt einzeln oder gesammelt.
Unterschrift am Display
Im Browser am Tablet oder in der App am Handy. Name und Unterschrift stehen im PDF, die unterschriebene Fassung bleibt abgelegt.
Zahlung beim Unterschreiben
Auf Wunsch wird im selben Schritt eine Bar- oder Kartenzahlung erfasst.
Lager bucht mit
Beim Abschließen geht jede Position vom Lager ab, mit Charge, Seriennummer und Mindesthaltbarkeit, wenn der Artikel sie führt.
Sammelrechnung
Der Rechnungslauf fasst die Lieferscheine eines Kunden zu einer Rechnung zusammen, pro Kunde zum Monatsende, Monatsanfang oder zweimal im Monat.
Rechnung stornieren, Gutschrift im selben Schritt.
Eine abgeschlossene Rechnung wird storniert, auf Wunsch mit Gutschrift und korrigierter Kopie. Die Nummernfolge bleibt erhalten, die Korrektur ist nachvollziehbar.
Dokumentiertes Storno
Die Rechnung behält ihre Nummer und wird als storniert markiert, mit Grund, Person und Zeitpunkt.
Gutschrift per Häkchen
Im selben Dialog entsteht die Gutschrift mit Bezug auf die Rechnung, auf Wunsch gleich per E-Mail an den Kunden.
Korrektur als Entwurf
Die Rechnung wird als Entwurf kopiert, alle Positionen übernommen, bereit für die richtige Fassung.
Sofortstorno
Gerade abgeschlossen und noch nicht versendet, heruntergeladen, exportiert, verbucht oder bezahlt: zurück auf Entwurf, die Nummer wird wieder frei.
Erst freundlich erinnern, dann mahnen.
An der überfälligen Rechnung die Stufe wählen, flinkest füllt Text, Frist, Gebühr und Zinsen aus. Jede Mahnung bleibt mit der Rechnung verknüpft.
Erst erinnern, dann mahnen
Stufe 1 ist als freundliche Zahlungserinnerung vorbereitet, danach folgen bis zu drei Mahnungen. Namen und Texte je Stufe sind frei einstellbar.
Gebühr und Verzugszinsen
Pro Stufe hinterlegt, beim Anlegen vorbefüllt und änderbar. Die Zusammenfassung zeigt Rechnungsbetrag, Gebühr und Zinsen.
Entwurf, dann finalisiert
Die Mahnung entsteht mit PDF-Vorschau als Entwurf, beim Finalisieren bekommt sie ihre Nummer aus dem eigenen Nummernkreis.
Jede Stufe nur einmal
Dieselbe Stufe lässt sich pro Rechnung nur einmal anlegen, die nächste fällige Stufe bietet flinkest selbst an.
Wer schuldet was, und seit wann?
Fertige Report-Vorlagen zu den Belegen, mit einem Klick geöffnet und auf Wunsch per E-Mail zugestellt.
Und die Rechnung selbst?
Rechnung schreiben, Pflichtangaben, Serienrechnungen und das eigene Belegdesign stehen beim Rechnungsprogramm.
Häufige Fragen zu Belegen
Wie wird aus einem Angebot eine Auftragsbestätigung?
Im angenommenen Angebot über „Folgebeleg erstellen" → „Auftragsbestätigung erstellen". Kunde, Positionen und Preise werden übernommen, die Auftragsbestätigung nennt das Angebot als Vorgänger. Genauso entstehen daraus Lieferschein und Rechnung.
Wie erstelle ich ein Angebot?
Kunde wählen, Positionen aus dem Artikelkatalog übernehmen oder frei eintragen, Gültig-bis-Datum setzen und abschließen. Kundenpreise und Zahlungsbedingungen kommen aus dem Kunden, die PDF-Vorschau steht neben dem Formular. Das Angebot geht direkt per E-Mail mit eigener Vorlage hinaus.
Was ist der Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung?
Die Zahlungserinnerung ist die erste, freundliche Stufe, in der Grundeinstellung ohne Gebühr. Bleibt die Rechnung offen, folgen die Mahnungen, auf Wunsch mit Mahngebühr und Verzugszinsen. In flinkest sind das bis zu vier Stufen mit eigenem Namen, Text und Frist.
Wie schreibe ich eine Mahnung?
An der überfälligen Rechnung über „Mahnen" die Stufe wählen. Text, Frist, Gebühr und Zinsen kommen aus den Einstellungen der Stufe, die Mahnung entsteht als Entwurf mit PDF-Vorschau und wird nach dem Finalisieren per E-Mail verschickt.
Wie storniere ich eine Rechnung?
Über „Rechnung stornieren": Das dokumentierte Storno behält die Rechnungsnummer und hält Grund, Person und Zeitpunkt fest. Im selben Dialog entstehen auf Wunsch die Gutschrift und eine korrigierte Kopie als Entwurf. Eine gerade abgeschlossene, noch unberührte Rechnung lässt sich per Sofortstorno zurück auf Entwurf setzen.
Wann brauche ich eine Gutschrift statt einer Stornorechnung?
In flinkest ist die Gutschrift der Korrekturbeleg zur stornierten Rechnung: ein eigener Beleg mit eigener Nummer und Bezug auf die Rechnung. Angelegt wird sie direkt im Storno-Dialog, auf Wunsch gleich per E-Mail an den Kunden.
Kann der Kunde den Lieferschein am Tablet unterschreiben?
Ja, am Touch-Display im Browser, am Tablet oder in der App am Handy, auch ohne Empfang. Name und Unterschrift stehen im PDF. Auf Wunsch wird im selben Schritt eine Bar- oder Kartenzahlung erfasst.
Kann ich mehrere Lieferscheine in einer Rechnung abrechnen?
Ja. Der Rechnungslauf fasst die offenen Lieferscheine pro Kunde zu einer Sammelrechnung zusammen, mit Vorschau vor dem Erstellen. Pro Kunde lässt sich festlegen, ob sofort, gesammelt oder von Hand abgerechnet wird, und zu welchem Termin.
Bleiben die Belegnummern fortlaufend?
Ja. Rechnungen bekommen ihre Nummer erst beim Abschließen, Entwürfe zählen nicht mit. Stornierte Rechnungen behalten ihre Nummer, das Sofortstorno gibt nur die zuletzt vergebene Nummer wieder frei.
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