flinkest ist die Software für den ganzen Betrieb: Angebote, Rechnungen, Zeiterfassung, Arbeitsberichte, Lager und Buchhaltung in einem Programm.Alle Module inklusive. Überblick ansehen
Software für Wartungsverträge. Pauschale und Mehrstunden automatisch.
Jeder Vertrag hat seine Pauschale und sein Stundenkontingent. Mehrstunden, Material und Anfahrten übernimmt flinkest aus den Arbeitsberichten der Periode. Alle offenen Perioden werden in einem Lauf abgerechnet, der Leistungsnachweis geht als PDF mit.
Pauschale und inkludierte Stunden Mehrstunden automatisch Leistungsnachweis als PDF In jedem Plan enthalten
Einschalten unter Einstellungen → Module, Modul Wartungsverträge.
Was mit dem Kunden vereinbart ist, steht am Vertrag.
Laufzeit, Pauschale, Kontingent und Standort an einer Stelle statt in alten E-Mails. Jeder Vertrag hat seine Nummer und seinen Status.
- Laufzeit und Intervall
- Startdatum, optional ein Ende, abgerechnet monatlich, quartalsweise oder jährlich.
- Pauschale
- Ein Monatsbetrag, mit der Länge der Periode multipliziert.
- Inkludierte Stunden
- Das Kontingent je Periode, darüber zählt jede Stunde als Mehrstunde.
- Standort
- Ist ein Standort gesetzt, zählen nur die Arbeitsberichte an diesem Standort.
- Rechnungsempfänger
- Einsatz bei der Filiale, Rechnung an die Zentrale, je Vertrag.
- Status
- Entwurf, aktiv, pausiert, beendet. Abgerechnet werden aktive Verträge.
Die Rechnung schreibt sich aus den Arbeitsberichten.
Am Ende der Periode entsteht die Rechnung mit einem Klick. Drei Bausteine kommen zusammen, nichts muss aus Stundenzetteln zusammengesucht werden.
Pauschale
Monatsbetrag mal Monate der Periode.
Mehrstunden
Stunden über dem Kontingent, mit dem Mehrstunden-Artikel zum Preis des Kunden.
Material, Anfahrten, Geräte
Alles aus den noch nicht verrechneten Arbeitsberichten der Periode.
Die Quartalsrechnung mit Pauschale, Mehrstunden und Material.
Am Vertrag: jede Periode mit ihrer Rechnung, die nächste wartet.
Alle Verträge, ein Abrechnungslauf.
Die Sammelabrechnung zeigt jede offene Periode aller aktiven Verträge. Mehrere auswählen, als Entwurf anlegen oder direkt verschicken.
Alle offenen Perioden
Über alle aktiven Verträge auf einer Seite, laufende Perioden gekennzeichnet.
Entwurf oder Versand
Als Entwurf zur Prüfung oder direkt per E-Mail an den Kunden.
Leistungsnachweis im Anhang
Je Vertrag wählbar, die Zusammenfassung der Periode geht mit.
„Wofür zahle ich?“ Hier, Tag für Tag.
Zur Pauschalrechnung gibt es den Leistungsnachweis der Periode als PDF mit dem eigenen Briefkopf. Er ist am Vertrag gespeichert und geht auf Wunsch mit der Rechnung an den Kunden.
Tag für Tag: Jeder Einsatz mit Mitarbeiter, Von/Bis und Tätigkeit.
Material, Kilometer, Geräte: Alles Erbrachte der Periode, mit Gesamtsummen.
Nach eigenen Vorgaben: Eigene Texte, Techniker-Namen ausblendbar, Stunden als „3h 42min" und eine Unterschriftszeile.
Die nächste Wartung meldet sich selbst.
Jede Anlage beim Kunden, Therme, Wechselrichter oder Notbeleuchtung, hat ihre Seriennummer und ihren Wartungsplan mit Intervall und zuständigem Mitarbeiter. Einige Tage vor der Fälligkeit kommt die Erinnerung per E-Mail. Vor Ort schreibt der Techniker den Arbeitsbericht in der App, auch ohne Empfang, und der Bericht zählt danach in der Periode des Vertrags mit.
Eine Wartungsperiode, vom Termin bis zur Zahlung.
Jede Station ist ein eigenes Modul, erfasst wird trotzdem nur einmal.
- Tag 3
Wartung am Gerät ist fällig
Am Inventar des Kunden ist ein Wartungsplan hinterlegt. Einige Tage vorher kommt die E-Mail-Erinnerung an den zuständigen Techniker.
Kontakte & CRM - Tag 5, vor Ort
Arbeitsbericht mit Unterschrift
Stunden, verbautes Material und die Unterschrift des Kunden im Arbeitsbericht, auch in der App.
Digitale Arbeitsberichte - Periodenende
Sammelabrechnung über alle Verträge
Pauschale, Mehrstunden über dem Kontingent und das Material aus den Arbeitsberichten, der Leistungsnachweis geht als PDF mit.
Rechnungen & Belege - Zahlungseingang
Zahlung abgeglichen
Die Überweisung kommt über das verbundene Bankkonto herein, flinkest schlägt die passende Rechnung vor.
Digitale Buchhaltung
Alle Verträge auf einen Blick.
Die Report-Vorlage „Aktive Wartungsverträge je Kunde“ zeigt Pauschalen, inkludierte Stunden und abgerechnete Perioden. Filtern, exportieren oder monatlich per E-Mail zustellen lassen.
Häufige Fragen zu Wartungsverträgen
Was ist eine Software für Wartungsverträge?
Eine Wartungsvertrag-Software hält fest, was mit dem Kunden vereinbart ist, und rechnet es ab: Pauschale, inkludierte Stunden und Abrechnungsintervall. In flinkest kommen die tatsächlichen Stunden, das Material und die Anfahrten aus den Arbeitsberichten, jede Periode wird mit einem Klick zur Rechnung.
Wie funktioniert ein Wartungsvertrag mit Pauschale in flinkest?
Der Vertrag legt eine monatliche Pauschale, ein Stundenkontingent je Periode und das Abrechnungsintervall fest. Bei der Abrechnung einer Periode entsteht eine Rechnung mit der Pauschale, den Mehrstunden über dem Kontingent und dem Material, den Anfahrten und Geräten aus den Arbeitsberichten.
Wie werden Mehrstunden berechnet?
Stunden über dem Kontingent werden als eigene Position mit dem Mehrstunden-Artikel des Vertrags berechnet, zum Preis, der für den Kunden gilt. Die Arbeitszeit selbst ist durch Pauschale und Mehrstunden abgedeckt und steht nicht ein zweites Mal auf der Rechnung.
Woher weiß flinkest, welche Arbeitsberichte zum Vertrag gehören?
Gezählt werden die noch nicht verrechneten Arbeitsberichte des Kunden im Zeitraum der Periode. Ist am Vertrag ein Standort hinterlegt, die Arbeitsberichte an diesem Standort.
Erinnert flinkest an fällige Wartungen?
Ja, über die Anlagen beim Kunden: Am Gerät lassen sich wiederkehrende Wartungen mit Intervall und zuständigem Mitarbeiter planen, die Erinnerung kommt einige Tage vorher per E-Mail.
Welche Abrechnungsintervalle gibt es?
Monatlich, quartalsweise oder jährlich, je Vertrag. Die Pauschale ist ein Monatsbetrag und wird mit der Länge der Periode multipliziert.
Wie bleibt jede Periode genau einmal abgerechnet?
Jede Periode lässt sich einmal abrechnen, die Arbeitsberichte darin sind danach als verrechnet markiert. Wird die Rechnung storniert, ist die Periode wieder offen und kann neu abgerechnet werden.
Was sieht der Kunde im Leistungsnachweis?
Tag für Tag jeden Einsatz mit Mitarbeiter und Arbeitszeit, das verwendete Material, Kilometer und Geräte, dazu Gesamtstunden, Kontingent und Mehrstunden der Periode. Der Nachweis ist am Vertrag je Periode gespeichert und geht auf Wunsch mit der Rechnung.
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