Fahrtenbuch
Jede Fahrt schließt an den Kilometerstand der vorigen an, Anfahrten aus den Arbeitsberichten inklusive. Nach der Frist ist sie gesperrt.
Zum Fahrtenbuch
flinkest ist die Software für den ganzen Betrieb: Angebote, Rechnungen, Zeiterfassung, Arbeitsberichte, Lager und Buchhaltung in einem Programm.Alle Module inklusive. Überblick ansehen
Fuhrpark verwalten
Fuhrparkmanagement-Software. Prüftermine, Kilometer und Belege je Fahrzeug.
Jedes Fahrzeug hat seine Akte. Pickerl, Service und Reifenwechsel melden sich rechtzeitig per E-Mail beim Zuständigen. Tank- und Werkstattbelege landen beim richtigen Kennzeichen, die Fahrten im Fahrtenbuch.
Erinnerung vor jedem Termin Kennzeichen am Beleg erkannt Fahrten und Belege per App In jedem Plan enthalten
Einschalten unter Einstellungen → Module, Modul Fahrzeugverwaltung.
Jedes Fahrzeug hat seine Akte.
Busse, Transporter, Firmenwagen und Poolfahrzeuge in einer Liste, mit Kennzeichen und Kilometerstand. Ein Klick öffnet alles, was zu einem Fahrzeug gehört.
Die Akte in vier Reitern
- 1
Übersicht Kennzeichen, Fahrgestellnummer, Kilometerstand, zugewiesener Mitarbeiter oder Poolfahrzeug, Vorsteuerabzug.
- 2
Wartung Alle Prüf- und Servicetermine, der nächste fällige oben.
- 3
Eingangsrechnungen Jeder Beleg mit einer Position für dieses Fahrzeug.
- 4
Fahrtenbuch Die Fahrten des Fahrzeugs, mit Fahrer, Kategorie und Distanz.
Dokumente: Zulassungsschein, Leasingvertrag oder Prüfbericht direkt am Fahrzeug ablegen. Aufgaben und Anrufe: Die Werkstatt ruft zurück? Die Notiz hängt am Fahrzeug. Änderungsprotokoll: Wer wann Kennzeichen, Fahrer oder Kilometerstand geändert hat.
Das Pickerl meldet sich, bevor es abläuft.
Jedes Fahrzeug bekommt seine Termine, frei benannt, mit Datum und Zuständigem. Die E-Mail kommt rechtzeitig, und ein wiederkehrender Termin setzt nach dem Ablauf das nächste Datum selbst.
- Pickerl
- Service
- Reifenwechsel
- Vignette
- Versicherung
- Leasingende
Wiederkehrend: Alle n Wochen, Monate oder Jahre. Ist der Termin vorbei, rückt das Datum von selbst weiter. Erinnerung per E-Mail: An den Mitarbeiter im Termin, so viele Tage vorher wie eingestellt. Am Dashboard: Das Widget „Anstehende Wartungen“ zeigt, was fällig wird, ein Klick führt zum Fahrzeug. Export: Die Terminliste eines Fahrzeugs als Excel, CSV oder PDF, etwa für Werkstatt oder Versicherung.
Die Kosten stehen beim Kennzeichen.
Tankbelege, Werkstattrechnungen und Reifen landen in der Akte des Fahrzeugs, zu dem sie gehören. Abgetippt wird dafür nichts.
1. Fotografiert
Der Fahrer fotografiert den Tankbeleg in der flinkest-App, auch ohne Empfang.
2. Kennzeichen erkannt
Die KI findet das Kennzeichen am Beleg, gedruckt, handschriftlich oder nur das Ende.
3. Beim Fahrzeug
Treibstoff, Reparatur und Maut gehen ans Fahrzeug, das Getränk aus dem Tankstellen-Shop nicht.
- Mehr zu Eingangsbelegen
Fahrten, Belegung und Material im Bus.
Was sonst am Fahrzeug hängt, hat in flinkest seinen eigenen Bereich und ist mit dem Fahrzeug verknüpft.
Wer hat den Bus wann?
Busse und Anhänger als Ressource angelegt, am Termin gebucht: Die Zeitleiste zeigt die Belegung je Fahrzeug, Doppelbuchungen lassen sich sperren.
Mehr zu Ressourcen
Fahrzeuglager
Was im Bus liegt, ist ein eigener Lagerort mit Bestand. Der Lieferschein bucht vom Bus ab, ein Mindestbestand meldet sich per E-Mail.
Mehr zum LagerLKW und Transporter im Transportunternehmen
Prüftermine und Belege je LKW, dazu Disposition mit Fahrer und Fahrzeug, Fahrer-App und Zeiterfassung.
Eine Woche mit Bus 1.
Vom Pickerl-Hinweis bis zur Werkstattrechnung. Jede Station trägt ein Modul, erfasst wird alles nur einmal.
- Montag
Erinnerung ans Pickerl
Der Fuhrpark-Verantwortliche bekommt die E-Mail: Beim Bus 1 ist in 14 Tagen das Pickerl fällig. Er bucht die Werkstatt.
Termine & Kalender - Dienstag
Getankt, Beleg fotografiert
Der Monteur scannt den Tankbeleg mit der App. Die KI erkennt das Kennzeichen, der Beleg steht danach am Bus.
Eingangsbelege - Mittwoch
Anfahrt im Arbeitsbericht
Beim Kunden wählt er die Fahrt im Arbeitsbericht, die Anfahrt wird mitverrechnet und steht im Fahrtenbuch.
Digitale Arbeitsberichte - Donnerstag
Bus in der Werkstatt
Der Werkstatttermin blockiert Bus 1 in der Zeitleiste. Für den Einsatz am Nachmittag wird Bus 2 gebucht.
Ressourcen - Freitag
Werkstattrechnung am Fahrzeug
Die Rechnung der Werkstatt kommt per E-Mail, wird ausgelesen und dem Bus zugeordnet. Das Pickerl rückt ein Jahr weiter.
Eingangsbelege
Kilometer je Fahrzeug und Monat.
Die Report-Vorlage „Kilometer dienstlich/privat je Fahrzeug und Monat“ rechnet aus dem Fahrtenbuch. Zeitraum wählen, nach Fahrer umgruppieren, als PDF oder Excel exportieren oder monatlich per E-Mail zustellen lassen.
Häufige Fragen zur Fuhrparkverwaltung
Was leistet eine Fuhrparkmanagement-Software?
Eine Fuhrparkmanagement-Software hält zu jedem Fahrzeug fest, was dazugehört: Kennzeichen, Fahrgestellnummer, Kilometerstand und Fahrer, die Prüf- und Servicetermine, die Tank- und Werkstattbelege und die Fahrten. In flinkest liegt das alles in der Fahrzeugakte, neben Kunden, Arbeitsberichten und Buchhaltung.
Wie funktioniert die Erinnerung ans Pickerl?
Das Pickerl ist ein Termin am Fahrzeug mit Datum, zuständigem Mitarbeiter und Rhythmus, zum Beispiel jährlich. Die E-Mail kommt so viele Tage vorher, wie eingestellt. Ist der Termin vorbei, setzt flinkest das nächste Datum. Genauso funktionieren Service, Reifenwechsel oder Vignette.
Gibt es eine Fuhrparkmanagement-App?
Die flinkest-App für iPhone und Android hat das Fahrtenbuch und den Beleg-Scan: Fahrten eintragen, mit vorbelegtem Kilometerstand, und Tankbelege fotografieren, auch ohne Empfang. Die Fahrzeugakte mit allen Terminen steht im Browser auf Tablet und PC.
Wie kommen Tankbelege zum richtigen Fahrzeug?
Beim Auslesen eines Eingangsbelegs sucht die KI nach dem Kennzeichen, auch handschriftlich oder abgekürzt, und ordnet jede fahrzeugbezogene Position diesem Fahrzeug zu. Ohne erkennbares Kennzeichen gehen sie an das Fahrzeug des Mitarbeiters, der den Beleg gescannt hat. Die Zuordnung ist je Position änderbar.
Lassen sich Poolfahrzeuge verwalten?
Ja. Ein Fahrzeug ist entweder einem Mitarbeiter zugewiesen oder als Poolfahrzeug markiert. Poolfahrzeuge sieht jeder Mitarbeiter mit Fahrtenbuch-Berechtigung und trägt seine Fahrten selbst ein, der Fahrer steht bei jeder Fahrt.
Wie werden die Kilometer je Fahrzeug ausgewertet?
Die Report-Vorlage „Kilometer dienstlich/privat je Fahrzeug und Monat“ rechnet aus dem Fahrtenbuch die Kilometer je Fahrzeug und Monat. Zeitraum und Gruppierung sind frei wählbar, der Report lässt sich exportieren oder regelmäßig per E-Mail zustellen.
Passt das auch für Transportunternehmen mit LKW?
Ja, LKW und Transporter werden genauso angelegt, mit Prüfterminen, Belegen und Fahrtenbuch. Wie ein Transportunternehmen mit Disposition, Fahrer-App und Zeiterfassung arbeitet, zeigt die Seite für Speditionen.
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