flinkest am Laptop und in der App am Smartphone: Rechnung und Arbeitsbericht

flinkest ist die Software für den ganzen Betrieb: Angebote, Rechnungen, Zeiterfassung, Arbeitsberichte, Lager und Buchhaltung in einem Programm.Alle Module inklusive. Überblick ansehen

Alles in jedem Plan enthalten

Alle Funktionen im Überblick.

Was flinkest kann, Punkt für Punkt: 20 Module mit 227 Einzelfunktionen, von Angeboten und Rechnungen über Buchhaltung und Zeiterfassung bis Lager und Online-Shop. Alles in jedem Plan, ab €25/Monat.

Belege schreiben

Angebote, Rechnungen, Lieferscheine und Mahnungen mit PDF-Vorschau neben dem Formular.

Zur Modulseite
  • Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften
  • PDF-Vorschau: Formular links, fertiges PDF rechts
  • Umwandlung mit einem Klick: Angebot zu Auftragsbestätigung, Lieferschein oder Rechnung
  • Warnung vor doppelter Verrechnung: Ist ein Angebot oder Lieferschein schon verrechnet, nennt flinkest die bestehende Rechnung vor dem Umwandeln
  • Teil-, Anzahlungs- und Schlussrechnung: Auftrag aus Auftragsbestätigung oder Angebot in Etappen abrechnen
  • Schlussrechnung zieht automatisch nur tatsächlich vereinnahmte Anzahlungen ab
  • Sammelrechnung: mehrere Lieferscheine zu einer Rechnung
  • Serienrechnungen: wiederkehrende Rechnungen für Miete, Wartung oder Hosting automatisch, manuell oder vollautomatisch mit Versand
  • Mahnwesen in bis zu vier Stufen, mit Mahngebühren und Verzugszinsen je Stufe
  • E-Rechnung als ZUGFeRD, XRechnung oder ebInterface, beim E-Mail-Versand im Format des Kunden automatisch angehängt
  • Vorabprüfung der E-Rechnung: fehlende Pflichtangaben wie Leitweg-ID oder Einheitencode vor dem Download
  • SEPA-QR-Code auf Rechnungen, scanbar mit Mobile Banking
  • Zahlungsbedingungen mit Skonto, Zahlungsstatus offen / teilbezahlt / bezahlt
  • E-Mail-Versand mit konfigurierbaren Vorlagen pro Belegart
  • Konfigurierbare Nummernkreise pro Belegart
  • Gruppen-Positionen, Text-Positionen, optionale Positionen, Seitenumbrüche
  • Digitale Empfänger-Unterschrift am Lieferschein
  • Storno mit automatischer Gutschrift, Sofortstorno für frisch abgeschlossene Belege, Proforma-Rechnungen
  • Österreichische MwSt-Regeln: EU, Drittland, Reverse Charge, Bauleistung
  • Belegdesigner: Farben, Schriften, Abstände und Spaltenreihenfolge selbst einstellen, mit echter PDF-Live-Vorschau
  • Mitgelieferte Belegdesigns als Startpunkt, eigene Kopie jederzeit speicherbar
  • Eigene Beschriftungen im Belegdaten-Block, Sichtbarkeit von Spalten und Blöcken pro Belegart

Eingangsbelege

Eingangsrechnungen fotografieren, hochladen oder ans eigene Rechnungs-Postfach mailen, die KI erledigt die Erfassung.

Zur Modulseite
  • Drag-and-Drop-Upload von Fotos und PDFs, Batch-Upload mit Warteschlange
  • KI liest Belegnummer, Datum, Lieferant, IBAN, MwSt, Summe und Positionen aus KI
  • Lieferant wird automatisch erkannt, neuer Lieferant direkt aus dem Beleg angelegt KI
  • KI-Buchungsvorschlag pro Position KI
  • Ein Buchungskonto für alle Positionen eines Belegs auf einmal setzen
  • Automatischer Summen- und Steuerabgleich mit Warnung bei Differenzen
  • Zahlungsstatus offen / teilweise / bezahlt, Barbelege gleich als bezahlt
  • Zuordnung zu Projekt und Kostenstelle
  • Kommentare und Aktivitäten-Historie am Beleg
  • Eigenes Rechnungs-Postfach firmenname@flinkest-er.at für jeden Betrieb: Rechnung direkt vom Lieferanten oder weitergeleitet, das Postfach wird automatisch abgerufen und die KI macht daraus den Eingangsbeleg KI
  • Weiterrechnen: aus dem Eingangsbeleg per Klick eine Kundenrechnung, optionaler Aufschlag

Digitale Buchhaltung

Bankkonten, Kontierung und Steuerberater-Übergabe in einem Cockpit.

Zur Modulseite
  • Beliebig viele Bankkonten und Kreditkarten
  • Direkte Bank-Anbindung, kein Datei-Import aus dem Online-Banking
  • Zahlungs-Vorschläge: zur Transaktion passende Rechnung per Klick zuordnen KI
  • Bankkonto-Regeln erledigen wiederkehrende Transaktionen automatisch
  • Österreichischer Einheitskontenrahmen (EKR) vorinstalliert
  • Kostenstellen bis auf Belegposition
  • Kleinunternehmerregelung und automatische Reverse-Charge-Texte
  • Buchhaltungs-Dashboard: Liquidität, offene Forderungen und Verbindlichkeiten, Cashflow
  • Buchungsperioden-Cockpit: zeigt genau, was für den Abschluss noch fehlt
  • KI-Kontovorschlag pro Transaktion für Selbst-Kontierer KI
  • BMD- oder RZL-Export inkl. Beleg-PDFs, komplette Periode als ZIP oder E-Mail an die Kanzlei
  • Fehlt der Beleg im System, findet die KI das Rechnungs-PDF im verbundenen E-Mail-Postfach KI
  • Bankkonto-Regeln in normaler Sprache beschreiben, die KI ordnet passende Transaktionen zu KI
  • Transaktion prozentual auf mehrere Buchungskonten aufteilen
  • Wiederkehrende Zahlungen automatisch dem passenden Vertrag zuordnen
  • Plausibilitätsprüfung: Warnung, wenn Beleg-Summen nicht zum Bankbetrag passen
  • Fremdwährungs-Belege mit Wechselkurs und EUR-Umrechnung für den Export

Steuerberater & Kanzlei

Die Steuerberatung bucht online mit: kontieren, prüfen, freigeben, exportieren.

Zur Modulseite
  • Eigenes Kanzlei-Portal: Die Steuerberatung bucht online mit, ganz ohne Datenexport
  • Kanzlei-Zugang mit abgestuften Rechten: kontieren, prüfen, freigeben, exportieren
  • Rückfragen der Kanzlei direkt an der Buchung beantworten und im Verlauf nachfragen, kein E-Mail-Ping-Pong
  • Vier-Augen-Prüfung: Buchungen freigeben, Warnungen mit Begründung abhaken
  • Buchungsperiode auf Knopfdruck an die Kanzlei freigeben
  • Export-Historie mit Voll-, Delta- und Korrektur-Export, jederzeit erneut herunterladbar
  • Lückenloses Audit-Log über alle Buchhaltungs-Aktionen

Zeiterfassung

Stempeluhr mit Pausenregeln nach AZG und Arbeitszeitkonto.

Zur Modulseite
  • Ein-Klick-Stempeln: Start, Stopp, Pausen
  • Pausenregeln nach AZG hinterlegbar, Pflichtpausen werden automatisch abgezogen
  • Arbeitszeitkonto mit Plus- und Minusstunden
  • Zeitarten frei benennbar, mit oder ohne Anrechnung auf die Arbeitszeit
  • Freigabe-Workflow mit Vorgesetzten-Genehmigung
  • Kunde und Projekt an der laufenden Stempelung, daraus auf Wunsch der Arbeitsbericht
  • Team- und Abteilungsübersicht
  • Flexible Arbeitszeitmodelle pro Wochentag
  • Native macOS-Menüleisten-Anwendung mit Offline-Queue und Auto-Updates
  • Native Mobile App für iPhone und Android mit Offline-Stempeln
  • Export der Zeiteinträge als CSV oder PDF für die Lohnverrechnung

Mobile App (iOS & Android)

Die Plattform für unterwegs: native App für iPhone und Android, offline-fähig und für Außendiensteinsätze optimiert.

Zur Modulseite
  • Native App für iPhone (iOS) und Android, in jedem Plan enthalten
  • Startbildschirm mit den heutigen Terminen und den offenen Aufgaben
  • Aufgaben abhaken, bearbeiten und zum verknüpften Kunden oder Beleg springen
  • Termine offline anlegen, bearbeiten und löschen, mit Teilnehmern und Ressourcen
  • Aufgaben offline anlegen, bearbeiten und abhaken, auch direkt aus dem Kundendetail
  • Adresse antippen: die Karten-App des Geräts übernimmt die Route
  • Kunden direkt aus Termin und Kontakt anrufen oder anmailen
  • Zeiterfassung mit Live Activity am Sperrbildschirm und in der Dynamic Island (iOS)
  • Lieferscheine offline anlegen, bearbeiten und abschließen, mit Unterschrift am Gerät
  • Arbeitsberichte offline anlegen, unterschreiben und abschließen, dazu Liste und PDF-Ansicht
  • Beleg-Scan: Eingangsrechnungen fotografieren, die KI liest sie aus KI
  • Stammdaten offline: Kunden und Lieferanten durchsuchen, mit Standorten und Ansprechpartnern
  • Visitenkarte fotografieren oder aus der Galerie wählen, die KI füllt den neuen Kunden samt Ansprechpartner aus KI
  • Kunden unterwegs bearbeiten, Ansprechpartner anlegen und ändern
  • Globale Suche über Kunden, Lieferanten, Standorte, Termine, Aufgaben, Lieferscheine und Arbeitsberichte, auch ohne Empfang
  • Lokale Datenbank am Gerät, Abgleich sobald die App wieder Verbindung hat
  • Mitteilung aufs Handy bei neuer Aufgabe, Tippen öffnet den Vorgang
  • Live-Aktualisierung über den Event-Server, eine Web-Stempelung erscheint sofort am Handy
  • Handscanner für Lieferscheine, Wareneingang und Kommissionierung (keine Kamera-Erkennung)
  • Kommissionierung und Touren in der App: Stopps, Navigation, Unterschrift und Zahlung am Lieferschein
  • Gemeinsames Gerät: Mitarbeiter wechseln per PIN auf ihr eigenes Konto
  • Menü pro Mitarbeiter konfigurierbar, Berechtigungen wie im Web gelten zusätzlich
  • Mobile Benutzer €10/Monat: Anmeldung ausschließlich in der App

Digitale Arbeitsberichte

Vor-Ort-Erfassung am Tablet, vom Einsatz bis zur unterschriebenen Rechnung.

Zur Modulseite
  • Tablet-optimierte Erfassung direkt beim Kunden
  • Arbeitszeiten minutengenau, vorberechnet
  • Material aus dem Produktkatalog oder manuell
  • An- und Abfahrt, Distanz-Vorschlag ab Firmenadresse in der Web-Anwendung
  • Foto-Dokumentation der Baustelle
  • KI-Notizen über eigene Anweisungen, z. B. Stichpunkte ausformulieren KI
  • Digitale Kundenunterschrift vor Ort
  • Montage-Partien/Crews mit eigenem Partien-Stundensatz
  • Aktivitäts-Stundensätze: Installation, Reparatur, Wartung
  • Zuschläge und Überstunden automatisch berechnet
  • Vermietbare Geräte erfassen und abrechnen
  • Ein Klick zur fertigen Rechnung

Kontakte & CRM

Kunden und Lieferanten mit Standorten, Preisen und kompletter Historie.

Zur Modulseite
  • Firmen- und Privatkunden mit eigenen Eingabemasken
  • Beliebig viele Standorte pro Kunde, Standard-Lieferadresse
  • Ansprechpartner mit Rolle, Telefon und E-Mail
  • Neuer Kunde aus der Visitenkarte, direkt in der iOS- und Android-App KI
  • E-Rechnungsformat, Leitweg-ID oder Auftragsreferenz und Lieferantennummer pro Kunde
  • Kundenspezifische Preise und Rabatte, zeitlich begrenzbar
  • Zahlungsbedingungen mit Skonto pro Kunde
  • Inventar beim Kunden: Geräte mit Seriennummer, Kauf oder Miete
  • 360°-Detailansicht: Belege, Arbeitsberichte, Projekte, Termine, Dokumente
  • Lieferanten mit Einkaufspreisen, mehrere Lieferanten pro Produkt
  • Umsatzart-Klassifikation: Inland, EU, Drittland, Bauleistung
  • UID von Kunden und Lieferanten per Klick gegen das EU-Register (VIES) prüfen
  • Individuelle Kopf- und Fußtexte pro Kunde und Belegtyp

Produkte & Artikel

Ein Produktkatalog für Belege, Lager und Auswertungen.

Zur Modulseite
  • Produkte und Dienstleistungen in einem Katalog, Artikel duplizieren mit Optionen
  • Einkaufs- und Verkaufspreis netto/brutto mit automatischer Umrechnung
  • CSV/Excel-Import mit Spalten-Auto-Zuordnung und Live-Fortschritt
  • Hierarchische Kategorien, Produkt in mehreren Kategorien
  • Produkt-Bundles mit Komponenten-Erfassung beim Wareneingang
  • Produktbilder mit Drag-and-Drop und Sortierung
  • Mehrere Lieferanten pro Produkt mit eigenen Artikelnummern
  • Mindestbestand pro Lagerort: E-Mail bei Unterschreitung
  • Dokumente am Produkt: Datenblätter, Zertifikate, Zeichnungen
  • Analyse je Artikel: verfügbar, reserviert, Top-Kunden

Lager

Bestände je Lagerort mit Chargen, Seriennummern und KI-Wareneingang.

Zur Modulseite
  • Beliebig viele Lagerorte mit Adressdaten
  • Wareneingang und -ausgang mit Handscanner
  • Chargen-Tracking mit Rückverfolgbarkeit über alle Bewegungen
  • Seriennummern an den Lagerbewegungen
  • KI-Wareneingang: Lieferschein fotografieren, Positionen automatisch erkannt KI
  • Automatische Warenbewegung aus Lieferscheinen
  • Bestandskorrekturen mit optionaler Notiz, Storno statt Löschen
  • Tagesübersicht aller Warenbewegungen
  • Mindestbestände mit E-Mail-Hinweis
  • Chargen-Rückruf: betroffene Kunden ermittelt, per Sammel-E-Mail verständigt und als CSV exportiert
  • Set-Fertigung: der Zusammenbau bucht die Komponenten automatisch aus dem Bestand
  • Mindesthaltbarkeit je Charge, Hinweis auf ältere Charge beim Kommissionieren

Online-Shop

B2B-Bestellportal für Stammkunden mit ihren Preisen, Liefertagen und Zahlungsarten.

Zur Modulseite
  • Kunden per E-Mail-Einladung in den Shop holen, optional offene Registrierung
  • Kundenpreise je Artikel (Fixpreis oder Rabatt, mit Gültigkeitszeitraum)
  • Rabatte je Shop-Kategorie und allgemeiner Kundenrabatt
  • Preise und Shop-Kategorien pro Kunde ausblendbar
  • Lieferung und Abholung, Liefertage mit Bestellschluss nach PLZ oder pro Kunde
  • Abholtage und Feiertagsausschluss
  • Mindestbestellwert für alle oder je Kunde
  • Zahlung per Rechnung, online über Stripe, Vorauskasse oder bar
  • Shop-Designer mit Live-Vorschau
  • Bestellbestätigung an den Kunden, Kopie an den Betrieb
  • Jede Bestellung wird automatisch ein Auftrag in flinkest

Kommissionierung & Touren

Vom Shop-Auftrag über den Handscanner bis zur Tour mit Google-Routenplanung.

Zur Modulseite
  • Versandübersicht: Aufträge per Drag-and-drop auf Liefertage verteilen
  • Kommissionieren mit Handscanner im Browser und in der App (online)
  • Charge und Mindesthaltbarkeit aus dem Scan, Hinweis auf ältere Charge
  • Lieferschein und Lagerbuchung beim Abschluss der Kommissionierung
  • Touren automatisch mit Google Route Optimization, Ankunftszeit je Stopp
  • Nicht planbare Aufträge mit Grund, gespeichert erst beim Übernehmen
  • Touren von Hand anpassen und Reihenfolge nachoptimieren
  • Fahrer-Ansicht in der App mit Navigation über die Karten-App
  • Lieferschein beim Kunden unterschreiben, Zahlung bar oder mit Karte, auch offline

Projekte

Aufgaben, Stundenbudget, Zeiten und Belege pro Projekt gebündelt.

Zur Modulseite
  • Aufgaben mit Verantwortlichem und Fälligkeit
  • Interne und externe Mitarbeiter am Projekt
  • Zentrale Dokumentenverwaltung
  • Ausgangs- und Eingangsbelege dem Projekt zuordnen
  • Stundenbudget mit Auslastung
  • Stunden aus den Arbeitsberichten pro Projekt, nach Mitarbeiter und Zeitraum
  • Projekte im Kalender sichtbar
  • Kommentare und Aktivitäten-Historie
  • Projektstatus-Workflow: geplant, aktiv, pausiert, abgeschlossen, abgebrochen

Termine & Kalender

Team-Kalender mit Synchronisation und Ressourcen-Buchung.

Zur Modulseite
  • Persönlicher Kalender pro Benutzer, beliebig viele weitere Kalender
  • Synchronisation mit Google, Outlook und iCloud
  • Team-Termine mit mehreren Mitarbeitern
  • Termine am Kunden mit vollständiger Historie
  • Kunden per E-Mail über neue, verschobene und abgesagte Termine informieren, mit Erinnerung vor dem Termin
  • Serientermine: täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich, einzeln oder für die ganze Serie ändern
  • Ressourcen am Termin buchen, Überbuchung pro Ressource sperrbar
  • Konfigurierbare Kalender: nur Urlaube, nur Projekte, nur Aufgaben
  • Persönlicher Jahreskalender mit Abwesenheiten
  • Abteilungskalender über Urlaube und Krankenstände
  • Monats-, Wochen-, Tages-, Listen- und Jahresansicht
  • In der Mobile App auch ohne Empfang: Termine anlegen, bearbeiten und löschen, samt Teilnehmern und Ressourcen

Aufgaben & Anrufe

Aufgaben mit Fälligkeit und Anruf-Protokolle direkt am Kunden.

Zur Modulseite
  • Aufgaben immer mit Verantwortlichem und Fälligkeitsdatum
  • Aufgaben erscheinen im Kalender
  • Verknüpfung mit Projekten, Kunden und Belegen
  • Anrufe am Kunden protokollieren: Richtung, Status, Zeitpunkt, Notiz
  • E-Mail beim Anlegen einer Aufgabe, Push aufs Handy auch beim Umhängen
  • Geplante Anrufe als Rückruf-Erinnerung, offen bis erledigt
  • Aufgaben modulübergreifend: an Kunde, Angebot, Lieferschein, Rechnung, Projekt und Wartungsvertrag
  • In der Mobile App auch ohne Empfang: Aufgaben anlegen, bearbeiten und abhaken

Urlaubsverwaltung

Anträge, Genehmigungen und Kontingente ohne Zettelwirtschaft.

Zur Modulseite
  • Abwesenheitstypen mit Farbe, Teiltagen, Vorlaufzeit und Kommentar-Pflicht
  • Genehmigung pro Typ: Admin, Workflow oder eigenverantwortlich
  • Hierarchische Abteilungen mit Abteilungsleitern
  • Automatische Kontingent-Berechnung mit Jahreswechsel und Übertrag
  • Halbe und Vierteltage bei eintägigen Anträgen
  • Jahres- und Abteilungsübersicht über alle Abwesenheiten
  • Antrag im Selfservice mit Status, künftige Anträge selbst stornierbar
  • Kontingent-Überschreitung nur mit bewusster Bestätigung des Genehmigers
  • Feingranulare Rechte: eigene, Abteilungs- oder alle Abwesenheiten

Fahrzeuge

Fuhrpark mit Wartungserinnerungen.

Zur Modulseite
  • Stammdaten: Kennzeichen, Fahrgestellnummer, Kilometerstand, Pool oder zugeordnet
  • Wiederkehrende Termine, etwa Pickerl, Service, Vignette, mit Zuständigem
  • E-Mail-Erinnerung konfigurierbar vor dem Termin
  • Vorsteuerabzug-Flag für die Buchhaltung
  • Kfz-Belege per KI automatisch dem Fahrzeug zuordnen, Kennzeichen-Erkennung auch handschriftlich KI
  • Eingangsbelege wie Tank und Werkstatt am Fahrzeug gesammelt
  • Zyklische Wartungen rücken nach Erledigung automatisch auf den nächsten Termin

Fahrtenbuch

Digitales Fahrtenbuch mit Sperre und Bericht als PDF je Fahrzeug.

Zur Modulseite
  • Fünf Kategorien: Dienstlich, Privat, Wohnung–Arbeitsstätte, Familienheimfahrt, Sonstige
  • Kilometerstand-Kette, Start automatisch aus der letzten Fahrt vorbefüllt
  • Neue Fahrt startet am Ziel der letzten: Startort automatisch vorbefüllt
  • Fahrer-Zuweisung mit eigener Berechtigung, sonst immer man selbst
  • Sperre nach Karenzfrist (Standard 7 Tage), danach nur Storno + Neuanlage
  • Bericht als PDF oder CSV je Fahrzeug oder Fahrer und Zeitraum
  • 500-km-Monitor für den halben Sachbezug
  • Mobil mit GPS-Adressvorschlag für Start-/Zielort, Kilometerstände bleiben manuell
  • Anfahrt im Arbeitsbericht aus dem Fahrtenbuch wählen oder dort neu anlegen

Ressourcen

Räume und Geräte am Termin buchen, Überbuchung pro Ressource sperrbar.

Zur Modulseite
  • Maschinen, Werkzeuge und Räume zentral verwaltet, in Gruppen gegliedert
  • Buchung direkt am Termin
  • Timeline-Ansicht aller Belegungen
  • Überbuchung pro Ressource sperrbar
  • Vermietung mit Abrechnungsraster: 15/30/60 Minuten oder Tagesbasis
  • Erfassung im Arbeitsbericht, automatisch auf der Rechnung
  • Vermietung mit Einmalgebühr zusätzlich zur laufenden Mietgebühr

Wartungsverträge

Wiederkehrende Pauschalen mit automatischer Sammelabrechnung.

Zur Modulseite
  • Pauschale plus inkludierte Stunden pro Periode
  • Abrechnungsintervall monatlich, quartalsweise oder jährlich
  • Status-Workflow: Entwurf, Aktiv, Pausiert, Beendet
  • Sammelabrechnung aller offenen Perioden mit PDF-Vorschau
  • Mehrstunden über dem Kontingent automatisch als Position
  • Material, Anfahrten und Ressourcen aus den Arbeitsberichten übernommen
  • Leistungsnachweis-PDF pro Periode, Tag für Tag
  • Doppelabrechnung einer Periode technisch ausgeschlossen

Lieber fragen als klicken?

Über den MCP-Server arbeitet ein KI-Assistent direkt in flinkest: Zahlen abfragen, Belege anlegen, Einstellungen ändern. In jedem Plan inklusive.

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Auswertungen über alle Module

Umsatz, offene Posten, Stunden oder Lager als Tabelle, Pivot, Diagramm oder Kennzahl, mit Vorjahresvergleich und über 50 fertigen Vorlagen. In jedem Plan inklusive.

Auswertungen ansehen

Eine Funktion fehlt in der Liste?

Im Demo-Termin zeigen wir, ob und wie flinkest den Anwendungsfall abdeckt.

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