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Digitale Personalakte für Österreich. Vom Ausweis bis zur Unterschrift am Tablet.
Personalverwaltung für kleine Betriebe: neue Mitarbeiter am ersten Tag in einem Durchgang aufnehmen. Daten vom Ausweis übernehmen, Dienstzettel oder Dienstvertrag aus der eigenen Vorlage erstellen, am Tablet unterschreiben lassen und die Unterweisung nach § 14 ASchG nachweisen. Alles liegt danach im digitalen Personalakt.
Vertrag am Tablet unterschreiben Ausweis und e-card vom Foto Unterweisungen mit Nachweis In jedem Plan inklusive
Testzeitraum endet automatisch.
Onboarding neuer Mitarbeiter in sieben Schritten.
Statt Personalfragebogen, Personalstammblatt und Onboarding-Checkliste auf Papier: Der Assistent führt durch alles, was vor dem ersten Arbeitstag vorliegen muss. Im Büro am PC oder gemeinsam mit der neuen Person im Browser am Tablet.
- 1
Person
Name, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, Wohnadresse.
- 2
Aufenthalt
EU/EWR/Schweiz oder Aufenthaltstitel mit Art und Ablaufdatum.
- 3
Beschäftigung
Eintritt, Tätigkeit, Lohngruppe, Wochenstunden, Arbeitszeitmodell.
- 4
Vertrag
Entwurf aus der Vorlage, Unterschrift am Tablet oder auf Papier.
- 5
Unterweisungen
Was für diese Tätigkeit nötig ist, mit Nachweis.
- 6
Vordienstzeiten
Bekanntgabe, frühere Dienstgeber, Nachweise.
- 7
Fertig
Prüfung, was vor dem ersten Arbeitstag noch fehlt.
Unterbrechen kostet nichts
Jeder Schritt wird gespeichert. Geht das Tablet zwischendurch zurück ins Büro, geht es später beim gemerkten Schritt weiter.
Der Abschluss prüft mit
Fehlt das Geburtsdatum, ein gültiger Aufenthaltstitel oder der unterschriebene Vertrag, steht es dort mit dem Schritt, in dem es nachzutragen ist.
Aktiv erst nach dem Abschluss
Bis dahin taucht die Person weder in der Zeiterfassung noch in Auswahllisten auf. Ein abgebrochenes Onboarding hinterlässt keine Daten.
Ausweis fotografieren statt abtippen.
Die Kamera des Tablets genügt. Die KI liest das Dokument und trägt die Werte als Vorschlag in die Felder ein. Gespeichert wird erst, nachdem jemand darübergeschaut hat.
Ausweis oder Pass: Name, Geburtsdatum und Staatsbürgerschaft werden aus dem Foto vorgeschlagen.
e-card und Meldezettel: Sozialversicherungsnummer und Wohnadresse, die Prüfziffer der Nummer wird kontrolliert.
Aufenthaltstitel: Art und Gültigkeit werden übernommen, etwa einer Rot-Weiß-Rot – Karte. Die Kopie liegt mit Ablaufdatum im Akt.
Dienstzettel und Dienstvertrag aus den Daten, die schon erfasst sind.
Vorlage wählen, Entwurf erstellen. Name, Eintritt, Tätigkeit, Einstufung und Wochenstunden stehen bereits im Text, eigene Klauseln lassen sich ergänzen. Ändert sich später etwas, entsteht die Änderungsmitteilung aus derselben Vorlage.
Eigene Vorlagen: Dienstvertrag, Dienstzettel, Lehrvertrag, Vereinbarung über Ausbildungskosten und Änderungsmitteilung, jeweils mit dem eigenen Text.
Platzhalter füllen sich selbst: Name, Adresse, Eintritt, Tätigkeit, Einstufung, Wochenstunden und Kollektivvertrag kommen aus dem Akt. Der Entwurf bleibt bearbeitbar.
Checkliste der Pflichtangaben: Was nach § 2 AVRAG im Dienstzettel stehen muss, wird am Entwurf geprüft. Fehlt etwas, steht dabei, wo es einzutragen ist.
Unterschrieben heißt festgeschrieben: Die Bedingungen eines unterschriebenen Vertrags bleiben stehen. Ändern sich Stunden oder Tätigkeit, gilt das ab einem Datum, mit einer Änderungsmitteilung aus der Vorlage.
Vertragsentwurf mit Checkliste der Pflichtangaben
Arbeitsvertrag am Tablet unterschreiben lassen.
Der Unterschriftsmodus füllt den ganzen Bildschirm und zeigt nur den Vertrag. Personalakten und Menü bleiben gesperrt, bis das Tablet wieder im Büro ist.
- 1
Lesen und darunter unterschreiben
Die neue Person wählt, ob sie ihre Kopie auf Papier oder per E-Mail bekommt. Der Vertragstext steht direkt über dem Unterschriftsfeld. Erst unterschreibt sie, dann der Betrieb.
- 2
Zurück nur mit PIN
Solange das Tablet in fremder Hand ist, bleibt alles andere gesperrt. Verlassen wird der Modus mit PIN oder Passwort.
- 3
Unterschrieben im Akt
Der Vertrag ist als unterschrieben vermerkt, das PDF liegt bereit. Die Kopie geht als Ausdruck oder per E-Mail mit.
PDF im Akt
Nach der letzten Unterschrift liegt der Vertrag mit allen Unterschriften als PDF im Personalakt.
Aushändigung vermerkt
Als Ausdruck übergeben oder per E-Mail gesendet: Wann und wie die Kopie hinausging, steht beim Vertrag.
Minderjährige
Ist die Person am Eintrittstag unter 18, unterschreibt der gesetzliche Vertreter als Dritter mit.
Auch auf Papier
Entwurf drucken, unterschreiben, Scan hochladen. Bei Lehrvertrag und Ausbildungskosten ist dieser Weg hervorgehoben.
Unterweisung nach § 14 ASchG: unterwiesen, verstanden, nachgewiesen.
Das ArbeitnehmerInnenschutzgesetz verlangt die Unterweisung vor Aufnahme der Tätigkeit, bei einem Tätigkeitswechsel und in regelmäßigen Abständen. flinkest zeigt je Person, welche Unterweisungen nötig sind, und legt den Unterweisungsnachweis als PDF in den Akt.
Erstunterweisung aus der Tätigkeit
Welche Unterweisungen jemand vor dem ersten Arbeitstag braucht, folgt aus Tätigkeit und Zusatzfunktionen: die Sicherheitsunterweisung für alle, Arbeiten an elektrischen Anlagen für Elektrotechniker, Lenken von Firmenfahrzeugen für Fahrer.
Für fremdsprachige Mitarbeiter
Der Inhalt liegt je Sprache vor. Erfasst wird auch, wer gedolmetscht hat und wie das Verständnis geprüft wurde.
Bestätigt am Tablet
Die Person liest den Inhalt und unterschreibt darunter „Unterwiesen und verstanden“.
Wiederholung im Blick
Noch nicht unterwiesen, bald fällig, überfällig oder unterwiesen. Vor der Fälligkeit kommt eine E-Mail.
Nötige Unterweisungen im Personalakt, die Nachweise als PDF bei den Dokumenten
Vordienstzeiten mit Nachweis und Frist.
Für die Einstufung nach Kollektivvertrag und den Urlaubsanspruch zählen frühere Dienstzeiten oft mit, wenn sie rechtzeitig bekanntgegeben und nachgewiesen werden. Im Akt steht, was bekanntgegeben, angefordert und belegt ist.
Bekanntgabe vermerkt
Ein Klick hält fest, an welchem Tag die Person ihre früheren Dienstgeber bekanntgegeben hat.
Zeiträume mit Nachweis
Früherer Dienstgeber, von–bis, Tätigkeit, Art des Nachweises und Status. Der Nachweis selbst liegt als Datei im Akt.
Nachweisfrist ab Aufforderung
Wird der Nachweis schriftlich angefordert, steht das Fälligkeitsdatum beim Dienstverhältnis. Davor kommt eine E-Mail, danach eine Warnung, solange Zeiträume offen sind.
Anrechnung für die Einstufung
Die angerechneten Monate trägt der Betrieb nach den Regeln seines Kollektivvertrags ein, die Summe der nachgewiesenen Zeiten steht darunter.
Die Personalakte: alles zu einer Person an einer Stelle.
Personendaten, Aufenthalt, Beschäftigung, Verträge, Unterweisungen, Vordienstzeiten und Dokumente, statt in Ordnern im Büro. Was sich ändert, wird im Akt nachgetragen.
Getrennt vom Benutzerkonto
Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer und Aufenthaltstitel sieht nur, wer das Recht dazu hat. Lesen, Ändern und Onboarding sind einzeln vergebbar.
Mehrere Dienstverhältnisse
Saisonkräfte treten neu ein, der Akt bleibt: Personendaten, Dokumente und Nachweise sind schon da.
Aufenthaltstitel läuft ab
Die E-Mail kommt standardmäßig 60 Tage vor Ablauf eines Aufenthaltstitels oder einer Beschäftigungsbewilligung, ebenso vor einer fälligen Unterweisung und vor Ende einer Nachweisfrist. Montags kommt die Liste mit allem, was offen ist.
Server in der EU
Die Personaldaten liegen in flinkest auf Servern in Österreich, Deutschland und Finnland. Das Auslesen vom Foto lässt sich abschalten, Ausweisfotos werden nach dem Austritt gelöscht.
Die Kanzlei fragt nicht mehr nach dem Eintrittsdatum.
Arbeitet die Steuerkanzlei im Kanzlei-Portal flinkest.tax mit, sieht sie den lohnrelevanten Teil des Akts: Eintritt, Art des Dienstverhältnisses, Tätigkeit, Lohngruppe, Wochenstunden, Vordienstzeiten und die unterschriebenen Verträge als PDF. Dazu Zeitkonto, Urlaub und den Monatsabschluss.
Nur lesend und nur für Kanzlei-Mitarbeiter mit dem Recht für Lohndaten. Jeder Abruf wird protokolliert.
Kanzlei-Portal flinkest.tax
Einmal einrichten, bei jeder Einstellung wiederverwenden.
Was ein Betrieb unter Tätigkeit, Lohngruppe oder Unterweisung versteht, legt er selbst fest. Der Assistent bietet danach genau das an.
- 1
Modul einschalten
Unter Einstellungen → Module. Danach wird festgelegt, wer Personalakten sehen, ändern und neue Mitarbeiter aufnehmen darf.
- 2
Kataloge füllen
Unter Einstellungen → Personal: Tätigkeiten mit Kurzbeschreibung, Lohngruppen, Zusatzfunktionen und Unterweisungen. Für das Hotel- und Gastgewerbe legt eine Branchenvorlage alles mit einem Klick an.
- 3
Vertragstext hinterlegen
Den eigenen Dienstvertrag als Vorlage einfügen, Platzhalter per Klick setzen, Pflichtangaben prüfen. Kollektivvertrag und Vorsorgekasse stehen einmal in den Optionen.
Der erste Arbeitstag in einem Haustechnik-Betrieb.
Ein neuer Elektrotechniker fängt am Montag an. Um acht Uhr ist alles erledigt, was vor der ersten Baustelle erledigt sein muss.
- Freitag
Das Büro legt das Onboarding an
Name, Abteilung und Eintrittsdatum genügen. Der Vertragsentwurf entsteht aus der Vorlage.
Personalakte & Onboarding - Mo 07:30
Ausweis und e-card fotografiert
Geburtsdatum, Staatsbürgerschaft und Sozialversicherungsnummer stehen als Vorschlag in den Feldern.
Personalakte & Onboarding - 07:40
Vertrag am Tablet unterschrieben
Das PDF liegt im Akt, die Kopie geht als Ausdruck oder per E-Mail mit.
Personalakte & Onboarding - 07:50
Sicherheitsunterweisung bestätigt
Inhalt gelesen, Verständnis geprüft, am Tablet unterschrieben. Der Nachweis ist gespeichert.
Personalakte & Onboarding - 08:00
Onboarding abgeschlossen
Ab jetzt steht der neue Kollege in der Zeiterfassung und in den Auswahllisten.
Zeiterfassung - Monatsende
Die Kanzlei sieht den Eintritt
Eintrittsdatum, Lohngruppe und Wochenstunden stehen im Kanzlei-Portal bereit.
Kanzlei-Portal flinkest.tax
Häufige Fragen zur digitalen Personalakte
Was steht in der digitalen Personalakte?
Personendaten (Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, Staatsbürgerschaft, Wohnadresse), der Aufenthaltsstatus samt Titel und Ablaufdatum, die Dienstverhältnisse mit Eintritt, Tätigkeit, Einstufung und Wochenstunden, Dienstzettel und Dienstverträge mit Unterschrift, Unterweisungsnachweise, Vordienstzeiten und Dokumente wie Zeugnisse.
Was ist bei einem neuen Mitarbeiter zu tun?
Vor dem ersten Arbeitstag braucht es die Daten für die Anmeldung bei der ÖGK, bei Drittstaatsangehörigen einen gültigen Aufenthaltstitel oder eine Beschäftigungsbewilligung, den Dienstzettel oder Dienstvertrag und die Unterweisung vor Aufnahme der Tätigkeit. Der Onboarding-Assistent geht genau diese Punkte durch und zeigt am Ende, was noch fehlt. Mit den Daten aus dem Akt meldet die Lohnverrechnung den Eintritt an.
Dienstzettel oder Dienstvertrag: Was ist der Unterschied?
Der Dienstzettel hält nach § 2 AVRAG die wesentlichen Rechte und Pflichten aus dem Arbeitsverhältnis schriftlich fest. Ein schriftlicher Dienstvertrag, der alle diese Angaben enthält, ersetzt ihn. In flinkest gibt es für beide eine eigene Vorlagenart, dazu Lehrvertrag, Ausbildungskosten und Änderungsmitteilung. Am Entwurf prüft eine Checkliste die Pflichtangaben und zeigt, was noch fehlt.
Lässt sich ein Arbeitsvertrag am Tablet unterschreiben?
Ja. Der Entwurf öffnet sich im Browser am Tablet in einem gesperrten Modus: Die neue Person wählt die Zustellung, liest den Text und unterschreibt direkt darunter, danach unterschreibt der Betrieb. Das Ergebnis liegt als PDF im Personalakt. Für Lehrvertrag und Vereinbarungen über Ausbildungskosten ist der Weg über Ausdruck und Scan hervorgehoben.
Wie wird die Unterweisung nach § 14 ASchG dokumentiert?
Je Unterweisung wird festgehalten, an welchem Tag, in welcher Sprache und von wem unterwiesen wurde, wer gedolmetscht hat und wie das Verständnis geprüft wurde. Die Person kann am Tablet bestätigen. Der Unterweisungsnachweis wird als PDF mit dem Text der Unterweisung im Akt abgelegt und bleibt unverändert, auch wenn der Text später überarbeitet wird. Vor der nächsten Wiederholung kommt eine Erinnerung.
Wie werden Vordienstzeiten erfasst?
Je früherem Dienstgeber ein Zeitraum mit Tätigkeit, Art des Nachweises, Status und angerechneten Monaten; der Nachweis liegt als Datei im Akt. Bekanntgabe und schriftliche Aufforderung zum Nachweis werden mit Datum vermerkt, die Nachweisfrist läuft ab der Aufforderung und wird mit Fälligkeitsdatum angezeigt.
Wird an ablaufende Aufenthaltstitel erinnert?
Ja. Alle mit Personal-Rechten bekommen standardmäßig 60 Tage vor Ablauf und am Ablauftag eine E-Mail mit Person, Datum und Link zum Akt. Ein abgelaufener Titel steht jeden Montag in der Sammelmail, bis er erneuert ist. Die Vorwarnzeit ist einstellbar.
Wer darf den Personalakt einsehen?
Nur Benutzer mit den Personal-Rechten. Lesen, Ändern, Onboarding und die Pflege der Kataloge sind getrennte Rechte, Kollegen ohne diese Rechte sehen von einer Person nur den Namen. Die Steuerkanzlei sieht im Kanzlei-Portal den lohnrelevanten Teil nur lesend und nur mit dem Recht für Lohndaten, jeder Abruf wird protokolliert.
Wie lange bleiben Personalakt und Ausweisfotos gespeichert?
Verträge, Unterweisungsnachweise und die Daten der Dienstverhältnisse bleiben im Akt. Fotos von Ausweis, e-card und Meldezettel dienen ab Start nur zum Auslesen; wer sie aufbewahrt, legt fest, wie viele Monate nach dem Austritt sie gelöscht werden (Standard 12). Das Auslesen vom Foto lässt sich ganz abschalten.
Braucht jeder Mitarbeiter mit Personalakt einen eigenen Zugang?
Nein. Das Onboarding legt die Person ohne Lizenz an. Wer sich anmelden oder in der App stempeln soll, bekommt später eine Lizenz. Für Kollegen, die schon Benutzer sind, entsteht der Akt zum bestehenden Konto.
Was kostet die Personalakte?
Das Modul Personal ist in jedem Plan enthalten und wird unter Einstellungen → Module eingeschaltet. Bezahlt wird nach Benutzern, nicht nach Modulen: Der Standard-Plan kostet €50 im Monat mit einem Benutzer, die ersten drei Monate sind gratis. Alle Preise
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