flinkest ist die Software für den ganzen Betrieb: Angebote, Rechnungen, Zeiterfassung, Arbeitsberichte, Lager und Buchhaltung in einem Programm.Alle Module inklusive. Überblick ansehen
Aufgabenverwaltung und Telefonnotiz. Am Kunden, am Beleg, im Kalender.
Jede Aufgabe hat einen Verantwortlichen, ein Fälligkeitsdatum und einen Platz: am Kunden, am Angebot, an der Rechnung, am Projekt. Telefonate werden als Notiz am Kunden festgehalten. Wer eine Aufgabe bekommt, erfährt es per E-Mail und am Handy.
Telefonnotiz am Kunden Verantwortlich und fällig, immer In der App, auch ohne Empfang Alle Module inklusive, ab €25/Monat
Testzeitraum endet automatisch.
Das Telefonat landet beim Kunden, nicht auf dem Post-it.
Die Bauleitung ruft an, die Planung ändert sich. Wer abhebt, hält das Gespräch als Notiz am Kunden fest. Ab dann weiß jeder im Büro Bescheid, auch wenn die Kollegin, die telefoniert hat, gerade nicht da ist.
Ein- oder ausgehend: Richtung, Zeitpunkt und wer telefoniert hat, mit einem Klick am Kunden erfasst.
Notiz zum Gespräch: Das Besprochene steht beim Kunden, für jeden im Büro nachlesbar.
Rückruf planen: Ein geplanter Anruf steht bei den bevorstehenden Aktivitäten und wird nach dem Gespräch als geführt abgehakt.
Jede Aufgabe weiß, wozu sie gehört.
„Skonto prüfen“, aber bei welcher Rechnung? In flinkest wird die Aufgabe dort angelegt, wo sie hingehört. In der Kundenakte stehen Aufgaben und geplante Anrufe nebeneinander unter Aktivitäten.
Am Kunden und Lieferanten
Rückrufe, Termine abstimmen, Unterlagen schicken: in der Kundenakte neben Belegen und Terminen.
Am Angebot und an der Rechnung
„Variante rechnen" am Angebot, „Skonto prüfen" an der Rechnung. Ein Klick führt zum Beleg.
Am Projekt und Wartungsvertrag
Abnahme, Materialabruf, Teilrechnung: Aufgaben, die zur Baustelle gehören, stehen am Projekt.
Verteilt, benachrichtigt, nachgehalten.
Links die Sicht der Buchhaltung: was ihr zugewiesen ist, die überfällige Aufgabe rot. Rechts die Sicht des Büros: was es an Kollegen verteilt hat und wer dran ist.
Verantwortlich und fällig: Ohne Verantwortlichen und Fälligkeitsdatum lässt sich keine Aufgabe speichern.
E-Mail und Mitteilung am Handy: Beim Anlegen geht eine E-Mail mit Direktlink hinaus, in der App kommt eine Mitteilung, auch wenn die Aufgabe später umgehängt wird.
Überfälliges fällt auf: Überfällige Aufgaben sind rot markiert, offene und erledigte per Filter getrennt.
Verteiltes im Blick: „Von mir erstellt" zeigt, was bei Kollegen noch offen ist, mit Zähler und als Dashboard-Widget.
Der neue Plan hängt gleich an der Aufgabe.
Der Monteur öffnet die Aufgabe und hat alles beisammen: was zu tun ist, bis wann, für welchen Kunden, dazu die Unterlagen und die Rückfragen aus dem Büro.
Beschreibung: Was zu tun ist, steht an der Aufgabe, nicht in einer Mail.
Unterlagen anhängen: Plan, Foto oder PDF direkt an die Aufgabe ziehen.
Kommentare: Rückfragen und Zwischenstände bleiben an der Aufgabe, nachlesbar für alle Beteiligten.
Live aktualisiert: Erledigt ein Kollege die Aufgabe, sehen es alle sofort, ohne Neuladen.
Fällig heißt: steht im Kalender.
Im Kalender lassen sich pro Mitarbeiter auch seine Aufgaben einblenden. Am Fälligkeitstag stehen sie oben als ganztägiger Eintrag, darunter die Termine des Tages.
Die Aufgaben stehen gleich beim Öffnen da.
Auf der Startseite der App stehen die Termine von heute und die offenen Aufgaben. Ein Tipp öffnet die Aufgabe, abgehakt wird auch ohne Empfang. Neue Aufgaben kündigt eine Mitteilung am Handy an.
Vom Anruf der Bauleitung bis zum bestellten Material.
Ein Telefonat, eine Aufgabe, ein Plan als Anhang: so läuft eine Planänderung durch den Betrieb.
- Fr 10:15
Die Bauleitung ruft an
Die Elektroplanung für Stiege 2 ändert sich. Das Büro hält das Telefonat als Notiz am Kunden fest.
Kontakte & CRM - Fr 10:20
Aufgabe an den Monteur
Am Kunden entsteht „Geänderte Elektroplanung einarbeiten", verantwortlich der Monteur, fällig Montag, der neue Plan hängt als PDF dran.
Aufgaben & Anrufe - Fr 10:21
Mitteilung am Handy
Der Monteur bekommt eine E-Mail mit Direktlink und eine Mitteilung in der App.
Mobile App - Mo 07:00
Im Kalender neben den Terminen
Montag früh steht die Aufgabe im Kalender des Monteurs, im Büro unter „Von mir erstellt".
Termine & Kalender - Mo 15:30
Erledigt, Material bestellt
Die Aufgabe ist abgehakt, der Materialbedarf geht an den Großhandel, die Stunden laufen am Projekt mit.
Projekte
Branchen, die mit Aufgaben und Anrufen arbeiten.
Häufige Fragen zu Aufgaben und Telefonnotizen
Wie wird eine Telefonnotiz in flinkest erfasst?
Direkt am Kunden oder Lieferanten: Richtung (eingehend oder ausgehend), Zeitpunkt, Mitarbeiter und eine Notiz zum Gespräch. Ein geplanter Rückruf steht bei den bevorstehenden Aktivitäten und wird nach dem Gespräch als geführt abgehakt. Die Notiz ist danach für jeden im Büro beim Kunden nachlesbar.
Woran kann eine Aufgabe hängen?
An Kunden und Lieferanten, an Angeboten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen, an Projekten, Wartungsverträgen und Lagern. Am jeweiligen Objekt steht die Aufgabe im Bereich Aktivitäten, ein Klick führt aus der Aufgabe zurück zum Beleg oder Kunden.
Wie erfahren Mitarbeiter von einer neuen Aufgabe?
Wird eine Aufgabe für einen Kollegen angelegt, bekommt er eine E-Mail mit Beschreibung, Fälligkeit und Direktlink. In der App für iPhone und Android kommt zusätzlich eine Mitteilung, auch wenn eine Aufgabe später an ihn umgehängt wird.
Wie behalte ich Aufgaben im Blick, die ich an andere verteilt habe?
Im Aktivitäten-Panel zeigt der Reiter „Von mir erstellt" alle Aufgaben, die an Kollegen verteilt wurden, mit Verantwortlichem, Status und Zähler der offenen. Dieselbe Liste gibt es als Widget am Dashboard.
Welche Aufgaben sieht ein Mitarbeiter?
Die eigenen und die selbst angelegten. Wer alle Aufgaben im Betrieb sehen und bearbeiten soll, etwa die Büroleitung, bekommt dafür die entsprechende Berechtigung.
Funktioniert die Aufgaben-App auch ohne Internet?
Ja. In der App für iPhone und Android stehen die offenen Aufgaben gleich auf der Startseite. Abhaken funktioniert auch ohne Empfang, die Änderung wird übertragen, sobald wieder Verbindung besteht.
Erscheinen Aufgaben im Kalender?
Ja. Im Kalender lassen sich pro Mitarbeiter auch seine Aufgaben einblenden. Sie stehen am Fälligkeitstag als ganztägiger Eintrag neben den Terminen, ein Klick öffnet die Aufgabe.
Was kostet die Aufgabenverwaltung?
Aufgaben und Anrufe sind in jedem Plan enthalten, alle Module inklusive. Ein-Personen-Unternehmen zahlen €25 im Monat, der Standard-Plan kostet €50 mit einem Benutzer, weitere Benutzer €30, Mitarbeiter nur mit der App €10. Die ersten drei Monate sind gratis.
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3 Monate kostenlos.
Alle Funktionen ausgiebig testen. Der Testzeitraum endet automatisch.
Keine Kreditkarte erforderlich. Kein Risiko. Danach ab 25€/Monat, alle Module inklusive.